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イベントを開催するときは、イベントの中身はもちろん、来場するお客さまの安全を確保することも最重要課題のひとつ。もしイベント開催中に何か問題が発生しても、主催者側ですばやく状況を判断し、現場にいるスタッフに的確な指示を伝達するための手段を確保しておきたいところです。

実際に現場のスタッフとの連絡手段を「オープンチャット」で試みたイベント主催者に

  • なぜオープンチャットを導入したのか
  • オープンチャットの導入は大変ではなかったか
  • オープンチャットは便利に使えたのか
  • 利用にあたりルールは定めたのか

と、リアルな使用感を伺いました。

今後イベントの運営を考えている人は、ぜひ参考にしてみてください。

Q. なぜオープンチャットを導入されたのでしょうか?

実はもともと、スタッフとの連絡手段としてLINEグループを導入しようと考えていました。タイミングよくオープンチャットの話をいただいたので、試験的に導入したことがきっかけです。

無線を使ったやり取りだと、現場の状況が伝わりづらいことと、人によって判断基準が違うことで、コミュニケーションが難しい部分を感じていました。

その点、オープンチャットを使うことで「自分のスマートフォンで撮影した写真」を見たまま共有できるため、瞬時に状況を判断できます。これらのやり取り内容はトーク画面に残るため、イベント終了後に反省会で使用できる「記録」としても、かなり説得力のある材料です。

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現場の混雑状況をやり取りする様子

Q. オープンチャットへの参加方法はどのように広めましたか?

既存のイントラネットとイベント説明会で周知しました。

LINEアカウントとは別の名前を利用できること、同じトークルーム内にいても知らない人と友だち関係になる心配がないことがあったため、安心して案内できたのでよかったです。

Q. オープンチャットは連絡用ツールとして便利に使えましたか?

オープンチャットはLINEのグループと同じ使い勝手なので、そんなに違和感なく使用できました。

しかし、私たちがオープンチャットを利用したときは正式オープン前だったこともあり、参加者を「招待」する必要がありました。私たちも参加者もこのあたりが不慣れで手こずり、グループに入れない人が多々発生していました。もう少し練習できる時間があれば、もっと上手く誘導できたと思います。

年齢認証をしていないスマートフォンで、トークルームの公開設定を「参加の承認」にしたとき、スタッフの一部が入室できなくなり、戸惑ったことがありました。

Q. ルールは決めましたか?

個人情報は流さないようにとだけ注意し、それ以外はとくにルールは設けていませんでした。

しかし、かえって情報が錯そうしてしまったため、連絡に関する一定のルールは作った方が良さそうだと感じました。


今回取材させていただいたイベントの主催者からは、「来年もオープンチャットを利用したい」と前向きな言葉をいただきました。

もし、イベントの運営スタッフとやり取りするツールを探されている方は、ぜひオープンチャットも検討してみてください。


【導入のポイント】

●現場のスタッフと画像や動画で状況を共有することで、質の高いコミュニケーションが取れるようになるため、イベント主催側も瞬時に判断ができる
●やり取りの内容がトーク履歴に残るため、イベント終了後に反省会などで使用する「証拠」を残せる
●トークルームの新規メンバーを募る方法は「友だちを招待」「リンクをコピー」「リンクをシェア」「QRコードをシェア」の4パターンがある(詳しくはつかい方ガイドを参照)
●トークルームの公開設定を「参加の承認」「参加コードの入力」に設定した場合、年齢認証を行なっていない方は入室できなくなるので注意が必要
●ルールはある程度整備した方が良い

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